monkey-see

Образец делового письма

Судьба просьбы (проблемы, предложения), изложенной в деловом письме, во многом зависит от того, как и что в нём написано. Возможно при первом же взгляде на текст у Получателя сложится представление об авторе и том, насколько серьёзно следует отнестись к деловому письму – читать ли его дальше и как на него отреагировать? По своей сути и содержанию письма могут быть очень разными, но ключевые правила написания и примеры деловых писем едины для всех. Единый образец делового письма в вашей компании позволит составлять всю исходящую корреспонденцию в том же стиле.

Итак, несколько правил, как написать деловое письмо:

  1. Деловое письмо оформляют на специальном фирменном бланке компании. В верхней части бланка должна содержаться информация:
    1. название организации;
    2. почтовый адрес;
    3. телефон, факс, e-mail и web-сайт.

    Эта информация необходима для того, чтобы Адресат после прочтения смог бы быстро найти контакты для ответа или связаться с Отправителем.

  2. Поля делового письма – отступ слева 3 см необходим, чтобы письмо можно было подшить в скоросшиватель, справа отступ – 1,5 см. Если вы составляете текст на компьютере, то используйте стандартную форму страницы редактора Microsoft Word.
  3. Размер шрифта должен быть одинаковым во всём тексте делового письма. Как правило, применяют стандартный шрифт Times New Roman с 12 размером (кеглем). Но если вы знаете, что у Адресата плохое зрение, нелишним будет проявить заботу, увеличив размер шрифта.
  4. Если объём письма превышает две страницы, то необходимо в нижних правых углах листов произвести нумерацию.
  5. Регистрационный номер и дата ставятся в левом верхнем углу письма.В серьёзных организациях поток писем может достигать нескольких тысяч в день, поэтому номер исходящей документации и дата ставятся Отправителем, чтобы можно было отследить дальнейшее продвижение письма, а при необходимости быстро найти запись в своём журнале исходящей документации.Получатель регистрирует письмо, присваивая входящий номер и обозначая дату получения. Если письмо доставлено курьером, то дата и входящий номер фиксируется также и на копии письма. Это, кроме сказанного, позволяет юридически грамотно зафиксировать факт получения письма. А если в письме указан срок для ответа, то началом его отсчёта считается дата получения письма.
  6. Структура образца делового письма формировалась не одно столетие и сегодня она включает следующие составные:6.1. Шапка примера делового письма содержит обращение к Адресату. Оформляется немного ниже регистрационного номера следующим образом:в верхнем правом углу указываются Должность и Ф.И.О. Адресата. Ниже можно указать Тему письма. Ещё ниже, по центру оформляется Обращение. В обращении следует выразить уважение с помощью общепринятых слов: «Уважаемый», «Господин», «Госпожа» (сокращения не допустимы). Шапку обычно выделяют жирным шрифтом.

    Например:

    Исх. №61 от 21.09.2010

    на Вх. №352 – Р от 14.09.2010

    Генеральному директору

    ООО «Подшипник»

    Петрову Н.И.

    «О партии бракованных подшипников,

    поставленных 10.09.2010г.»

    Уважаемый Николай Иванович!

    6.2. Вступление. Во вступлении необходимо кратко определить суть письма. Можно начать традиционно:

    «Довожу до Вашего сведения…», «Прошу Вас…», «В настоящее время…» и т.д. – это если письмо пишется от первого лица.

    Если обращение исходит от юридического лица, то повествование идёт от третьего лица (Например, «Наше предприятие предлагает…»).

    Причём как во вступлении, так и в следующем тексте письма следует местоимение Вы и все его формы (Вас, Вам, Вашего) писать с большой буквы – это проявление уважения к Адресату и признак вашего воспитания.

    6.3. Согласно правилам написания основная часть образца делового письма логически последовательно должна раскрывать содержание просьбы или обращения, делая её понятной для Адресата. Все предыдущие абзацы должны логически перетекать в последующие. Приводятся конкретные факты, цифры и т.д. Не стоит также забывать, что «краткость – сестра Таланта».

    6.4. В Заключении письма подводятся обобщения, итоги написанного. Нередко в заключении пишется просьба или предложение. Например: «Учитывая изложенное выше, Прошу Вас…».

    6.5. Приложения. Если к письму прилагаются документы, то они должны быть пронумерованы и указаны ниже заключения. Например:

    «К данному письму прилагается следующие документы:

    -Копия договора оказания услуг – 6 листов в 1 экземпляре;

    -Акты выполненных работ – 1 лист в 2 экземплярах;

    -Счёт-фактура №123 от 11.09.2010г – 1 лист в 2 экземплярах…»

    6.6. Основной текст делового письма традиционно завершается фразой: «С уважением,…» – если предполагается нейтральное обращение. Если же вы лично знакомы с Адресатом, то можно закончить фразой – «С наилучшими пожеланиями,…».

    Вот, как это выглядит на примере:

    С уважением,

    Генеральный директор Подпись И.И. Иванов

    Должность, Ф.И.О. (причём, сначала имя и отчество, а затем фамилия) печатаются, а подпись ставится собственноручно.

    6.7. И завершает деловое письмо информация об отправителе, которая должна содержать его Ф.И.О. (желательно полностью) и должность. Что необходимо, если Адресату или его представителю нужно будет связаться для дополнительных уточнений.

  7. Письмо после написания обязательно проверяют на наличие орфографических и пунктуационных ошибок. Проверяют логическую последовательность и читаемость всего текста (лучше всего прочитать письмо вслух). При необходимости ошибки и трудночитаемые места текста корректируют.

В заключении, суммируя всё советы, хочется сказать – пишите аккуратно, грамотно, логически, последовательно раскрывая суть письма, на языке, понятном Адресату. И тогда Адресат примет решение именно в вашу пользу, или, по крайней мере, грамотно написанное деловое письмо существенно склонит его к этому решению!

Добавить комментарий

Яндекс.Метрика